1. Enkele taak Eerste regel: concentreer je op slechts één ding. We zijn allemaal vaak afgeleid omdat de moderne samenleving onrealistische verwachtingen van ons heeft. Ze willen dat we oceanen aan informatie consumeren zonder te stoppen. We moeten constant voor haar beschikbaar zijn. Velen reageren op deze alarmerende toename van de eisen door zich op meerdere taken tegelijk te concentreren. En deze aanpak doet ons geen goed. We lijden aan een fundamenteel onjuist stereotype: ze zeggen dat het nodig is om verschillende dingen tegelijk te doen om de last van moderne problemen het hoofd te bieden. Maar multitasking-tactieken zijn meestal verwarrend. Het is moeilijk voor ons om ons te concentreren. Onze aandacht is verstrooid. We worden onbeleefd. Onze productiviteit neemt af. We verliezen de controle over de omringende realiteit. We doen alsof we veel doen. Waarom doen we alsof? Omdat onze hersenen niet in staat zijn om volledig aan meer dan één taak tegelijk te werken. Elke neurofysioloog zal dit bevestigen. 2. “Hier en nu” Zinloze zorgen over gebeurtenissen die al hebben plaatsgevonden of ongegronde zorgen over de toekomst zijn de belangrijkste en onvermoeibare plunderaars van onze tijd. We staan ook in de weg bij gedachten over wat anderen zullen zeggen. De eerste stap om al deze obstakels te overwinnen, is om volledig bewust te worden. Merk voor jezelf op waar je gedachten om draaien. Is dit een specifieke “splinter” uit het verleden? Of heb je er een gewoonte van gemaakt je zorgen te maken over de wendingen die je in de toekomst te wachten staan? Herinner jezelf eraan dat dergelijke gedachten niet alleen nutteloos zijn, maar ook contraproductief: ze verhinderen dat we ‘hier en nu’ aanwezig zijn. We zijn niet in staat het verleden te veranderen, de toekomst te voorspellen of controle te krijgen over andere mensen. Op dit moment kunnen we ons alleen richten op het oplossen van een specifiek probleem, dat een positieve bijdrage zal leveren aan ons leven, ons werk en de realiteit die om ons heen borrelt. 3. Takenlijsten Wanneer we ons alle dingen proberen te herinneren die we in de nabije toekomst moeten doen, verandert dit vaak in een extra stressvolle belasting. Maar als we de takenlijst op papier zetten, nemen we de last van de angst weg dat we misschien iets vergeten. Een persoon kan tegelijkertijd 7-9 gevallen in het geheugen bewaren. Door een lijst te maken, worden mentale middelen vrijgemaakt, zodat u zich kunt concentreren op één specifieke taak en niet afgeleid kunt worden door zorgen te maken over andere verantwoordelijkheden. Door lijsten te gebruiken, kunnen we een ogenschijnlijk overweldigende berg taken sorteren en structureren, ons concentreren op de meest relevante taken en de efficiëntie maximaliseren. 4. De lelijkste kikker Mark Twain zei ooit dat als je ’s ochtends een kikker eet, de rest van de dag geweldig belooft te worden, aangezien het ergste van vandaag voorbij is. Je “kikker” is je grootste en belangrijkste baan, die je het vaakst uitschakelt. Zij is het echter die op dit moment een positieve invloed zal hebben op uw prestaties, en vooral op uw leven. De eerste regel voor het eten van kikkers: van de twee voorgestelde, moet je beginnen met de smerigste. Met andere woorden, als u twee belangrijke taken moet uitvoeren, begin dan met de grotere, complexere en belangrijkste. Train uzelf om zonder uitstel aan de slag te gaan, om er een einde aan te maken en pas dan naar een andere te gaan. 5. Regel “25 minuten” Om de verleiding te verminderen om een taak uit te stellen, mag elke actieve fase van het project niet meer dan 25 minuten duren. Bij deze techniek wordt de taak opgesplitst in perioden van 25 minuten, waarvan de voltooiing wordt bijgehouden door een timer. Elke dergelijke periode wordt gevolgd door een korte pauze. Na vier werkperiodes volgt een langere pauze. De techniek is vooral effectief als u iets moet doen dat u helemaal niet wilt doen. Als we weten dat we 25 minuten aan een taak zullen werken, en zodra de timer afgaat, kunnen we onszelf afleiden, wordt het psychologisch gemakkelijker om het werk te doen. 6. Afleiding U moet voor uzelf een positieve werkomgeving creëren die bevorderlijk is om productief te zijn. Elimineer alle mogelijke storingen. Als je het moeilijk vindt om aan een project of taak te werken, zijn afleidingen slechts een excuus om te stoppen. Internet, pratende collega’s, telefoontjes, pop-up e-mailmeldingen dragen er allemaal toe bij dat u niet meer hoeft te werken. Elimineer alle afleidingen gedurende minstens 25 minuten en ga aan de slag.
7. Hoe u met collega’s kunt praten In de meeste werkteams is het onmogelijk om niet afgeleid te worden. Het is moeilijk om weer op het goede spoor te komen als het gesprek dat u werd onderbroken uit de hand loopt en u niet weet wanneer het voorbij is. Daarom moet u onmiddellijk het tijdsbestek instellen. De beste manier om dit te doen, is door aan te kondigen wat u momenteel doet aan de persoon die naar u toe komt, en vervolgens gerichte vragen te stellen. Hier zijn enkele voorbeelden: “Ik probeer alleen mijn mail te wissen. Kom je een tijdje bij mij langs of moet je voor een andere keer een afspraak maken? ” ‘Ik moet wat telefoontjes plegen. Wil je iets specifieks bespreken of kunnen we later praten? ” ‘Ik ga over ongeveer vijf minuten naar een vergadering. Kunt u mij binnen een halve minuut kort uw probleem vertellen, of bel ik u liever na de vergadering? “ 8. Het toverwoord “nee” Waarom spreken we af om met een vriend te lunchen als we bezig zijn met een belangrijk project? Op verzoek van de baas extra verantwoordelijkheden op zich nemen, ondanks dat we meer tijd aan het gezin gingen besteden? Helpen we een buurman te hulp, zelfs als dat onze plannen in de weg staat? Het is simpel: we zijn bang om mensen in de steek te laten of relaties te ruïneren. Maar we vergeten dat we een keuze hebben. Je moet je eigen leven niet in chaos veranderen en eindeloos andermans problemen oplossen. Zeg nee en mensen zullen je tijd gaan waarderen. En u hoeft niet elke keer spijt te hebben van uw naleving. Probeer vanaf nu nee te zeggen tegen alle onbeduidende en “problematische” verzoeken en gebruik de vrije tijd om een belangrijkere taak te voltooien. Weiger duidelijk maar beleefd. “Ik voel me gevleid dat je aan me dacht, maar ik ben bang dat de download het niet toestaat” of “Ik zou het heel graag willen, maar ik heb het verschrikkelijk druk.” Met deze vormen van weigering kunt u zowel een warme relatie met de gesprekspartner onderhouden als onnodige kleine taken die uw dag “vervuilen”, kwijtraken. 9. Afwisseling Dag in dag uit hetzelfde doen, kan vreselijk saai worden. We zijn de eentonigheid beu en raken bij elke gelegenheid afgeleid. Ontwerp verschillende modi voor verschillende dagen van de week om dit te voorkomen. Dit is precies wat Jack Dorsey, de maker van Twitter, doet. Elk van zijn dagen heeft een specifiek thema. Maandag is voor vergaderingen en bedrijfsleiding. Dinsdag staat in het teken van productontwikkeling. Woensdag staat in het teken van marketing, communicatie en ontwikkeling, terwijl donderdag in het teken staat van communicatie met ontwikkelaars en partners. Vrijdag is de dag van het bedrijf en zijn cultuur. Deze routine helpt je kalm te blijven temidden van chaos. Elke dag concentreert Dorsey al haar inspanningen op één onderwerp, in plaats van het over verschillende taken te spuiten. Zijn werkweek volgt altijd deze regels, dus het is gemakkelijk voor collega’s en partners om zich aan hem aan te passen. 10. Post controleren Plan elke dag hoe laat u uw e-mail opent. Voor de meeste mensen is de beste optie, en zeker niet om hun workflow te verstoren, om inkomende correspondentie vier keer per dag te controleren en niet meer dan 15 minuten uit te trekken voor elke “sessie”: 1. Het eerste wat in de ochtend. De meeste mensen beginnen hun werkdag door hun e-mail te controleren om er zeker van te zijn dat ze niets urgent hebben gemist. 2. Voor de lunchpauze. De lunchtijd is een natuurlijke pauze in uw zakelijke activiteit; Om deze tijd productiever te maken, kunt u uw e-mail controleren. 3. Halverwege de middag. Dit is weer een natuurlijke pauze wanneer u een pauze moet nemen of op het punt staat te vertrekken voor een zakelijke bijeenkomst. 4. Einde van de werkdag. Maak je de inboxmap zoveel mogelijk vrij voordat je de werkplek verlaat, dan ga je de volgende ochtend direct naar nieuwe berichten kijken.
